Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, asetus 2016/679) sekä Suomen tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Seloste kuvaa, miten Membeway Works Oy kerää, käsittelee, säilyttää ja suojaa henkilötietojasi käyttäessäsi membewayworks.com -verkkosivustoa sekä Membeway Works -hotelli-kasinon palveluja Rovaniemellä.

Pyydämme sinua lukemaan tämän selosteen huolellisesti ennen palvelujemme käyttämistä. Käyttämällä palvelujamme vahvistat, että olet tutustunut tähän tietosuojaselosteeseen.

1. Rekisterinpitäjä

2. Tietosuojavastaava (DPO)

Olemme nimittäneet tietosuojavastaavan vastaamaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta.

Voit ottaa tietosuojavastaavaan yhteyttä kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä sekä käyttäessäsi tässä selosteessa kuvattuja oikeuksiasi.

3. Kerättävät henkilötiedot

Keräämme erilaisia henkilötietoja riippuen siitä, miten käytät palvelujamme. Alla on kuvattu eri henkilötietokategoriat:

3.1 Majoitusvaraukset ja hotellipalvelut

• Etu- ja sukunimi
• Syntymäaika ja henkilöllisyystodistuksen tiedot (passi tai henkilökortti)
• Kansalaisuus ja kotimaa
• Postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Saapumis- ja lähtöpäivät sekä huonemieltymykset
• Maksutiedot (luotto- tai pankkikortin tiedot, laskutustiedot)
• Erityistarpeet ja -pyynöt (esim. allergia- tai esteettömyystiedot)
• Kanta-asiakasohjelmatiedot ja bonuspisteet

3.2 Kasinopalvelut ja rahapelit

• Henkilöllisyystodistuksen tiedot ja ikäverifikaatio
• Pelihistoria ja transaktiotiedot
• Rahapeliasettamat rajoitukset ja itsepoissuljenta (vastuullinen pelaaminen)
• Voitot, häviöt ja pelitilastot
• Henkilötunniste ja asiakastunnusnumero
• Rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot (AML/KYC)

3.3 Verkkosivuston käyttö

• IP-osoite ja laitetunnisteet
• Evästetiedot ja selaushistoria sivustollamme
• Käyttöjärjestelmä, selaimen tyyppi ja versio
• Sivustolla vierailtujen sivujen tiedot, klikkaukset ja istunnon kesto
• Viitesivusto (mistä olet tullut sivustollemme)
• Sijaintitiedot (kaupunki- tai maa-taso, mikäli olet antanut suostumuksesi)

3.4 Asiakaspalvelu ja viestintä

• Yhteydenottojen sisältö (sähköpostit, lomakkeet, chat-viestit)
• Puhelutallenteet (mikäli ilmoitamme tallentamisesta etukäteen)
• Asiakaspalautteet, arvostelut ja kyselyihin annetut vastaukset
• Reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

3.5 Ravintola- ja viihdepalvelut

• Pöytävaraus- ja tilaisuustiedot
• Ruoka-allergia- ja erityisruokavaliomerkinnät
• Osallistuminen tapahtumiin ja tilaisuuksiin

3.6 Markkinointi ja kanta-asiakkuus

• Markkinointiluvat ja -kiellot
• Asiakassegmentti- ja profiilitiedot
• Kampanjoihin ja arvontoihin osallistumistiedot

3.7 Turvallisuus

• Kameravalvontatallenteet (CCTV) hotellin ja kasinon tiloissa
• Kulunvalvontatiedot
• Turvallisuustapahtumiin liittyvät tiedot

4. Henkilötietojen lähteet

Keräämme henkilötietoja pääasiassa seuraavista lähteistä:

• Suoraan sinulta: kun teet varauksen, rekisteröit asiakastilin, täytät lomakkeen tai otat meihin yhteyttä
• Verkkosivustoltamme: automaattisesti evästeiden ja vastaavien teknologioiden kautta
• Kolmansilta osapuolilta: varausalustoilta (esim. Booking.com, Expedia), matkatoimistoilta tai muista lähteistä, jotka toimittavat tietoja suostumuksellasi
• Viranomaisilta: lakisääteisissä tilanteissa, kuten rahanpesun selvittämisessä
• Julkisista lähteistä: kaupparekisteri tai muut julkiset rekisterit tarvittaessa

5. Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR artikla 6)

Käsittelemme henkilötietojasi aina vähintään yhden GDPR:n artiklan 6 mukaisen oikeusperusteen nojalla:

5.1 Sopimuksen täytäntöönpano (artikla 6(1)(b))

Käsittelemme henkilötietojasi, kun se on välttämätöntä sinun kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyyntösi perusteella. Tähän kuuluu esimerkiksi:

• Hotellivarausten ja majoituspalvelujen järjestäminen
• Maksujen käsittely ja laskutus
• Asiakastilin hallinta ja kanta-asiakasohjelma
• Tilaamasi lisäpalvelujen toimittaminen

5.2 Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c))

Käsittelemme henkilötietojasi, kun se on välttämätöntä rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tähän kuuluu esimerkiksi:

• Kirjanpito- ja tilinpäätösvelvoitteet (kirjanpitolaki)
• Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estäminen (AML/KYC -velvoitteet)
• Ikäverifikaatio kasinopalveluissa (rahapelilainsäädäntö)
• Majoitusilmoitusvelvoitteet (laki majoitus- ja ravitsemustoiminnasta)
• Veroviranomaisille tehtävät ilmoitukset (voitot yli ilmoitusrajan)
• Viranomaisten tietopyyntöihin vastaaminen

5.3 Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f))

Käsittelemme henkilötietojasi oikeutettujen etujemme perusteella, kun nämä edut eivät syrjäytä rekisteröidyn etuja tai perusoikeuksia. Oikeutettuja etujamme ovat:

• Palvelujemme kehittäminen ja laadun parantaminen
• Tietoturvan varmistaminen ja petosten estäminen
• Kameravalvonta henkilöstön, asiakkaiden ja omaisuuden turvaamiseksi
• Liiketoiminnan analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset
• Suoramarkkinointi olemassa oleville asiakkaille (voimassa olevaa asiakassuhdetta koskevat tarjoukset)
• Oikeudellisten vaateiden esittäminen, toteuttaminen tai puolustaminen

5.4 Elintärkeiden etujen suojaaminen (artikla 6(1)(d))

Voimme käsitellä henkilötietoja, mikäli se on välttämätöntä sinun tai jonkin muun luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Tämä voi tulla kyseeseen hätätilanteissa.

5.5 Suostumus (artikla 6(1)(a))

Tietyissä tilanteissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi:

• Uutiskirjeen ja markkinointiviestien lähettäminen
• Evästeiden asettaminen analytiikkaa ja markkinointia varten
• Sijaintitietojen käyttäminen personoituihin palveluihin
• Arkaluonteisten tietojen käsittely (esim. terveystiedot erityisruokavaliota varten)

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5.6 Yleistä etua koskeva tehtävä (artikla 6(1)(e))

Voimme käsitellä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi niissä tapauksissa, joihin sovellettava lainsäädäntö tätä edellyttää.

6. Erityiset henkilötietokategoriat

Tietyissä tilanteissa saatamme käsitellä GDPR:n artiklassa 9 tarkoitettuja erityisiä henkilötietokategorioita, kuten:

• Terveystiedot: ruoka-allergiat ja erityisruokavaliot ravintola- ja hotellipalveluissa (käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseesi)
• Esteettömyystiedot: liikuntarajoitteita koskevat tiedot majoitustarpeiden täyttämiseksi (käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseesi tai elintärkeiden etujen suojaamiseen)

Erityisiä henkilötietokategorioita käsitellään ainoastaan silloin, kun siihen on GDPR:n artiklan 9 mukainen asianmukainen peruste. Emme kerää erityisiä henkilötietokategorioita tarpeettomasti.

7. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Käytämme keräämiämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

7.1 Palvelujen tuottaminen ja hallinta

• Hotellivarausten vastaanottaminen, vahvistaminen ja hallinta
• Check-in ja check-out -prosessien hoitaminen
• Majoituspalvelujen ja huonetoiveiden toteuttaminen
• Ravintola- ja viihdepalvelujen järjestäminen
• Kasinopalvelujen tarjoaminen ja pelitilien hallinta

7.2 Maksut ja laskutus

• Maksutapahtumien käsittely ja varmentaminen
• Laskujen ja kuittien toimittaminen
• Petosten ja maksuväärinkäytösten ehkäiseminen
• Perintätoimet saatavien turvaamiseksi

7.3 Asiakassuhteen hoitaminen

• Asiakaspalvelun toteuttaminen ja yhteydenottoihin vastaaminen
• Kanta-asiakasohjelman hallinta ja etuuksien myöntäminen
• Asiakastyytyväisyyden seuranta ja palautteen käsittely
• Palvelujemme personointi asiakasmieltymystesi mukaan

7.4 Markkinointi ja viestintä

• Uutiskirjeen ja tarjouksien lähettäminen suostumuksesi tai oikeutetun etumme perusteella
• Kohdistettu markkinointi verkkosivustollamme ja muissa kanavissa
• Tiedottaminen tapahtumista, kampanjoista ja uusista palveluista

7.5 Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

• Tilojen ja henkilöstön turvallisuuden varmistaminen kameravalvonnan avulla
• Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen
• Ikäverifikaatio ja alaikäisten suojelu kasinopalveluissa
• Vastuullisen pelaamisen ohjelmien toteuttaminen
• Viranomaisten tietopyyntöihin vastaaminen

7.6 Liiketoiminnan kehittäminen

• Palvelujemme laadun ja käytettävyyden parantaminen
• Tilastollinen analyysi ja liiketoiminnan raportointi
• Verkkosivuston toiminnan optimointi
• Uusien palvelujen ja tuotteiden kehittäminen

8. Henkilötietojen jakaminen kolmansille osapuolille

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin. Saatamme kuitenkin jakaa tietojasi seuraavissa tilanteissa:

8.1 Palveluntarjoajat ja alihankkijat

Käytämme luotettuja kolmannen osapuolen palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tietojen käsittelysopimuksen (GDPR artikla 28) nojalla. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi:

• Hotellin varausjärjestelmien ja -alustojen tarjoajat
• Maksunvälitys- ja pankkipalvelut
• IT-palvelut, pilvipalvelut ja tietoturvakumppanit
• Sähköposti- ja markkinointiautomaatiopalvelut
• Asiakaspalvelu- ja CRM-järjestelmät
• Analytiikka- ja verkkosivustopalvelut
• Logistiikka- ja kuljetuspalvelut

8.2 Viranomaiset ja lakisääteiset velvoitteet

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille seuraavissa tilanteissa:

• Poliisin, syyttäjäviranomaisen tai tuomioistuimen pyynöstä
• Rahanpesun selvittelykeskuksen (FINCEN / Poliisi) ilmoitusvelvollisuuden täyttämiseksi
• Verohallinnon vaatimusten täyttämiseksi
• Muiden toimivaltaisten viranomaisten velvoitteiden täyttämiseksi

8.3 Liiketoimintajärjestelyt

Mikäli Membeway Works Oy myydään, sulautuu tai muuten järjestelee liiketoimintaansa, henkilötietoja voidaan siirtää uudelle omistajalle tai hankittavalle yksikölle sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

8.4 Suostumukseen perustuvat luovutukset

Voimme jakaa tietojasi muiden osapuolten kanssa nimenomaisella suostumuksellasi.

9. Henkilötietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (EU/ETA) alueella. Mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirtoon sovelletaan asianmukaisia suojatoimia GDPR:n luvun V mukaisesti:

• Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös kyseessä olevan maan osalta
• Euroopan komission vahvistamien vakiosopimuslausekkeiden (SCC) käyttäminen
• Sitovat yrityssäännöt (BCR), mikäli kyseessä on konsernin sisäinen siirto
• Muut GDPR:n artiklassa 46 mainitut asianmukaiset suojatoimet

Voit pyytää lisätietoja tietojen siirtoihin liittyvistä suojatoimista ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaamme.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Alla on kuvattu tärkeimmät säilytysajat:

Säilytysaikojen päättyessä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti ja turvallisesti. Mikäli tietoihin kohdistuu oikeudellinen vaade, hallinnollinen menettely tai viranomaistutkinnan tarve, voidaan tietoja säilyttää asian ratkaisemiseen saakka.

11. Rekisteröidyn oikeudet

GDPR takaa sinulle laajat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn. Oikeutesi ovat seuraavat:

11.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15)

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada pääsy kyseisiin tietoihin. Voit pyytää kopiota käsittelemistämme henkilötiedoistasi.

11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on myös oikeus täydentää puutteelliset henkilötiedot.

11.3 Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") (artikla 17)

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista. Tämä oikeus ei kuitenkaan ole ehdoton, ja se voidaan evätä esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden tai oikeudellisten vaateiden perusteella.

11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, kuten silloin, kun riitautat tietojen paikkansapitävyyden tai vastustat käsittelyä.

11.5 Oikeus tietojen siirtämiseen (artikla 20)

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

11.6 Oikeus vastustaa käsittelyä (artikla 21)

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Meillä on mahdollisuus jatkaa käsittelyä, mikäli osoitamme, että käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai käsittely liittyy oikeudellisten vaateiden esittämiseen, toteuttamiseen tai puolustamiseen.

Sinulla on ehdoton oikeus vastustaa suoramarkkinointia koskevaa käsittelyä milloin tahansa.

11.7 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

11.8 Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (artikla 22)

Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, mukaan lukien profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi. Ilmoitamme sinulle, mikäli teemme tällaisia automaattisia päätöksiä.

11.9 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely loukkaa tietosuoja-asetusta, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle:

• Tietosuojavaltuutetun toimisto
• Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
• Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
• Puhelin: 029 566 6700
• Sähköposti: tietosuoja@om.fi
• Verkkosivusto: tietosuoja.fi

12. Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää yllä kuvattuja oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä seuraavasti:

• Sähköposti: info@membewayworks.com
• Postiosoite: Membeway Works Oy , Tietosuojavastaava, Rantakatu 15, 95100 Rovaniemi, Suomi

Vastauksesi pyyntöön toimitetaan ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tätä määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella pyyntöjen monimutkaisuuden tai suuren määrän perusteella, jolloin ilmoitamme sinulle viivästyksestä ja sen syistä.

Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti maksutta. Mikäli pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, etenkin jos niitä esitetään toistuvasti, voimme periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toimittamasta tietoja.

Voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä tietoturvasyistä.

13. Evästeet ja seurantateknologiat

Verkkosivustomme membewayworks.com käyttää evästeitä ja muita vastaavia seurantateknologioita. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi verkkosivustovierailusi aikana.

13.1 Evästetyypit

• Välttämättömät evästeet: Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston toiminnan kannalta, eikä niitä voida poistaa käytöstä. Ne eivät vaadi suostumustasi.
• Toiminnalliset evästeet: Nämä evästeet tallentavat valintojasi (kuten kielen tai sijainnin) ja parantavat käyttökokemustasi. Käyttö edellyttää suostumustasi.
• Analytiikkaevästeet: Näiden evästeiden avulla keräämme tietoa sivuston käytöstä, kuten käydyistä sivuista ja viipymisajasta. Käyttö edellyttää suostumustasi.
• Markkinointievästeet: Nämä evästeet mahdollistavat kohdistetun mainonnan sinulle eri verkkopalveluissa. Käyttö edellyttää suostumustasi.

13.2 Evästeiden hallinta

Voit hallita evästeasetuksiasi verkkosivustomme evästeiden hallintapaneelin kautta (ilmestyy ensimmäisellä vierailullasi). Voit myös muuttaa selaimesi asetuksia evästeiden estämiseksi tai poistamiseksi. Huomaa, että evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa verkkosivuston toiminnallisuuteen.

14. Tietoturva

Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai hävittämiseltä sekä muulta laittomalta käsittelyltä. Tietoturvatoimenpiteisiimme kuuluvat muun muassa:

• Tietojen salaaminen siirron ja tallennuksen aikana (SSL/TLS-protokollat)
• Pääsynhallinta ja käyttäjätunnistus
• Säännölliset tietoturva-auditoinnit ja haavoittuvuuskartoitukset
• Henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset
• Tietoturvaloukkausten havaitsemis- ja reagointimenettelyt
• Fyysinen turvallisuus palvelintiloissa ja toimipisteissä

Mikäli tietoturvaloukkaus tapahtuu ja se todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksiisi, ilmoitamme siitä sinulle ilman aiheetonta viivytystä GDPR:n artiklan 34 mukaisesti. Ilmoitamme myös toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa loukkauksen havaitsemisesta GDPR:n artiklan 33 mukaisesti.

15. Alaikäiset

Verkkosivustomme ja palvelumme on tarkoitettu täysi-ikäisille henkilöille. Kasinopalvelut edellyttävät vähintään 18 vuoden ikää Suomen lainsäädännön mukaisesti. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta henkilöiltä.

Mikäli saamme tietoomme, että olemme keränneet henkilötietoja alaikäiseltä ilman asianmukaista suostumusta, ryhdymme toimenpiteisiin kyseisten tietojen poistamiseksi välittömästi. Jos epäilet, että alaikäisen tietoja on kerätty palveluissamme, pyydämme ottamaan meihin yhteyttä viipymättä.

16. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa lainsäädännön muuttuessa, palvelujemme kehittyessä tai muista syistä. Ilmoitamme olennaisista muutoksista verkkosivustollamme ja/tai sähköpostitse, mikäli meillä on käytössä sähköpostiosoitteesi.

Jatkamalla palvelujemme käyttöä muutosten julkaisemisen jälkeen hyväksyt päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämme sinua tarkistamaan tämän selosteen säännöllisesti.

Viimeisin päivityspäivämäärä: 1. tammikuuta 2025

17. Yhteystiedot

Kaikissa tähän tietosuojaselosteeseen tai henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa meihin yhteyttä:

Pyrimme vastaamaan kaikkiin yhteydenottoihin yhden kuukauden kuluessa. Mikäli pyyntösi on erityisen monimutkainen tai saamme useita pyyntöjä samanaikaisesti, voimme pidentää vastausaikaa kahdella lisäkuukaudella ja ilmoitamme tästä sinulle.